NOTULEN RAPAT PANITIA INTI PERAYAAN 50 TAHUN API REDEMPTORIS 24 JULI 2012

NOTULEN

RAPAT PANITIA INTI PERAYAAN 50 TAHUN API REDEMPTORIS

24 JULI 2012

Pemimpin Rapat          :     Ketua Pelaksana, Bpk. Bartolomeus Nggama Landumeha

Agenda Rapat             :     Mengevaluasi dan memantapkan program – program  kepanitiaan

Keputusan Rapat

1.      Seksi dana

-          Telah dilansungkan konser dana di weetebula yang berhasil mengumpul dana sebesar 140 juta

-          Telah dibuka rekening BNI dan BRI

-          Sumbangan dari alumni belum terkumpul karena masih menunggu daftar nama-nama

-          Sumbangan kelas XII angkatan 2011/2012 masih ada dalam komunikasi dengan pater Rektor API

-          Proposal gedung baru oleh sekretariat (P. Jack) masih menunggu SK dan daftar lengkap kepanitiaan.

-          Buka dokumentasi masih menunggu hasil kerja publikasi.

-          Perkiraan dana real: ?

2.      Seksi seminar edukasi dan spritualitas

-          Pater Desius Kaki C.Ss.R menggantikan P. Ino Ta C.Ss.R

-          Usulan: pembicara dalam seminar seperti P. Mateus Mali, Mateus Zelan dan Pak Eman Babu Eha.

-          Perkiraan dana real:?

3.      Seksi Sekretariat, Undangan dan Human

-          Website sudah dibuka dalam bentuk blog dan Facebook Group.

-          Sumber data Alumni API: Asrama API,  Facebook group, perdekatan personal terhadap angkatan-angkatan

-          Usulan: sosialisasi melalui radio

-          Perkiraan dana real: ?

4.      Seksi Pembangunan

-          Belum mengadakan rapat

-          Mengingatkan: SBD bertanggungjawab terhadap pembangunan satu gedung baru atau rehab. Tanggungan ini tidak dimasukkan dalam proposal

-          Proposal bangunan dalam proses pembuatan oleh P. Jack

-          Perkiraan dana real:?

5.      Seksi konsumsi

-          Belum ada perkiraan dana yang real. Dengan banyaknya sumbangan material  dari para Alumni akan menghemat pengeluaran dari jumlah anggaran yang sudah ditentukan (Rp. 100.000.000)

-          Sumba Tengah sumbang beras 1 ton

6.      Seksi perlengkapan

-          Perkiraan kursi yang akan disewa: 10.000

-          Sewa tenda  20 blok (@ Rp. 5.000)

-          Sewa tenaga lapas = 20 orang selama tiga hari (1 orang/hari = Rp. 30.000)

-          Proposal permohonan 2 mobil tanky dan 1 truk ke PEMDA (koordinasi dengan Sekretariat)

7.      Seksi Keamanan

-          Surat Ijin Keramaian kepada Kapolres Sumba Timur (lampiran struktur panitia dan susunan acara)

-          Surat permohonan Pengamanan ke Kapolres (konsultasi dengan protokol pemkab Sumba Timur)

-          Informasi kepastian pejabat yang datang 6 hari sebelum hari “H”

-          Perkiraan dana real: Rp 500.000

8.      Seksi hiburan dan kesenian

-          Koordinasi dengan korwil-korwil belum dijalankan

-          Malam penggalangan dana: akan dikomunikasikan dengan Rektor API

-          Perkiraan anggaran real: ?

9.      Seksi pelayan

-          Akan meminta bantuan asrama putri.

-          Perkiraan anggaran real:?

10.   Seksi kayu Api

-          Menyiapkan kayu bakar 3 truk satu minggu sebelum hari H

-          Perkiraan anggaran real: ?

11.  Seksi pertandingan

-          Penanggung jawab: API-R

-          Pertandingan dan perlombaan antara SD: liga sarung, sepak bola murni dan lain-lain

-          Perkiraan anggaran real:?

12.  Seksi Publikasi

-          Buku dokumentasi: Napak Tilas API-R

-          Mensosialisasikan Acara 50thn api melalui media: poster, Iklan, Kalender, Seminar-seminar dan radio.

-          Perkiraan anggaran real:?

13.  Seksi Akomodasi dan penjemputan

-          Untuk urusan penginapan bekerjasama dengan protokol PEMDA

-          Memesan penginapan satu bulan sebelum hari “H”

Pengumuman

1.      Rapat berikutnya dengan agenda penyampaian rencana dan jadwal kerja masing-masing seksi : 26 Agustus 2012, Tempat: Asrama Padadita.