NOTULEN
RAPAT PANITIA INTI PERAYAAN 50 TAHUN API REDEMPTORIS
Pada Dita, 26
Februari 2012
Pemimpin Rapat :
Ketua Pelaksana, Bpk.
Bartolomeus Nggama Landumeha
Agenda Rapat :
1. Melengkapi dan memantapkan kepanitiaan
2. Menyusun program masing-masing seksi
Pengantar:
Agenda pertemuan:
-
Memantapkan kepanitiaan yang ada. Mengingat susunan
kepanitiaan yang ada hanya disusun oleh pengurus inti yang terbatas dan
keterbatasan dalam komunikasi dengan orang-orang yang ditunjuk dalam
seksi-seksi maka diperlukan adanya revisi sebelum susunan kepanitiaan yang
lengkap dimantapkan oleh Ketua Umum.
-
Menyusun program kegiatan masing-masing seksi.
KEPUTUSAN RAPAT
I.
Struktur Kepanitiaan
1.
Penambahan Seksi-Seksi
a.
Seksi Pembangungan
-
Pak Heri
-
Pak Willy Woda Lado
-
Pak Tommy Suku
b.
Seksi Akademis – Ilmiah
-
Pak Aloysius Rasi
-
P. Silviandre Ta, C.Ss.R
-
Pak Petrus Sia
c. Seksi Pembantaian
-
Pak John Takajanji
-
Om Pober
-
Pak Paulus Leghu
-
Pak Herman
-
Om Ose
-
Iparnya Amahari/Bapak Kacong
-
Om Domi
d. Seksi Pertandingan dan perlombahan
Penanggungjawab: Komunitas
API-R
2.
Penambahan Anggota seksi
a.
Pelindung
-
Bapak Gubernur NTT
-
Bapak Wakil Gubernur NTT
b.
Penasehat
-
Bapak SMAK Andaluri
-
Bapak SMPK Andaluri
c.
Seksi dana
-
Pak Longinus Nganggur
d.
Seksi Akomodasi dan Penjemputan
-
Pak Hussein Kopong sebagai Ketua
e.
Seksi Kerohanian dan Liturgi
-
P. Efrem Bolly C.Ss.R
f.
Seksi dokumentasi dan publikasi
-
Pak Frans Bora Hebi
g. Seksi sosial dan P3K
-
Pak Yohanes Riti
h. Seksi Komsumsi
-
Ibu Martha W. Bulu
-
Ibu Emyliana A. Ngongo
3. Perpindahan dan perubahan
personalia
a. Pak Aloysius Rasi dari anggota penjemputan dan akomodasi menjadi ketua
seksi akademia-ilmiah
b. Pak Fredy Kabobu sebagai Korwil Kupang diganti oleh Drs. Paulus Kira
4.
Perluasan kerja seksi
a. Seksi P3K menjadi seksi Sosial dan P3K
b.
Seksi Liturgi menjadi Seksi kerohanian dan Liturgi
II. Program kerja masing-masing Seksi
1.
Seksi Dana
a.
Sumber dana
-
Alummi API-R : Rp. 1.000.000/orang (diluar dana pembangunan)
-
Orang tua siswa :
Rp. 250.000 (akan dibicarakan lebih
lanjut dengan staff API-R
-
Donatur (proposal kepada pemerintah dengan intensi
pembangunan Gedung dengan angka 1 milyar lebih)
b.
Sumber lain yang diusulkan
-
Pengadaan kaus dengan pembeli utama panitia
-
Pengadaan video hasil rekaman konser-konser API-R
-
Sumbangan almamater Kelas XII angkatan 2011/2012 yang akan
tamat (mohon rektor mengkomunikasikan dengan para orang tua)
-
Kalender 50 thn tahun 2013
-
Buku dokumentasi – Napak tilas API-R
-
Pembuatan rekening panitia
-
Panitia harus menyediakan alas khas (hasilnya: telah
terkumpul dana sebesar Rp. 9.350.000; kas ril Rp. 3.150.000)
c.
Perkiraan dana: Rp. 5.000.000
2.
Seksi Perlengkapan dan Tenda
a.
Menyewa tenda jadi dengan jumlah yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan jenis kegiatan.
b.
Butuh kendaraan
c.
Perkiraan dana: Rp. 25.000.000
3.
Seksi Liturgi dan Kerohanian
a.
Mengatur ekaristi pada perayaan puncak
b.
Mengadakan kegiatan kerohanian seperti rekoleksi dan out bond
c.
Berkoordinasi dengan korwil berkaitan dengan partisipasi
wilayah dalam perayaan ekaristi puncak seperti koor dan tarian
d.
Perkiraan Dana: Rp. 20.000.000
4.
Seksi Acara
a.
Mengadakan buku panduan acara mulai 7 hari sebelum hari
puncak
b.
Berkoordinasi dengan sekretariat tentang tamu undangan
c.
Perkiraan dana: Rp. 10.000.000
5.
Seksi sekretariat, undangan dan humas
a.
Mengelolah data
b.
Membuka website informasi (nama website akan dicantumkan di
SK
c.
Menyiapkan daftar undangan dan mengeluarkan undangan
d.
Menambah personal
e.
Menyiapkan material pengalungan seperti kain dan bunga
f.
Perkiraan dana: Rp. 25.000.000
6.
Seksi Dokumentasi dan publikasi
a.
Mendokumentasikan seluruh kegiatan panitia dalam bentuk
tulisan, foto dan video.
b.
Buku “Napak Tilas API-R” bekerjasama dengan komunitas API-R
c.
USUL: Membangun komunikasi untuk sosialisasi dengan media
massa.
d.
Dana: Rp. 20.000.000
7.
Seksi Konsumsi
a.
Perkiraan jumlah undangan 5.000 orang
b.
Menyiapkan konsumsi pada kegiatan-kegiatan panitia dan hari
“H”
c.
Mengurus perlengkapan dapur sendiri
d.
Perkiraan dana: Rp. 100.000.000
e.
Sumbangan-sumbangan
-
dr. kornelis Kodi Mete : 1 ekor sapi
-
pak. Bargam :
1 ekor sapi
-
Wilhelmus W. Lado :
1 ekor sapi
-
Bpk. Petrus (?) :
1 ekor sapi
-
Fredy Kabobu :
1 ekor babi
-
Aloysius Ng. Bulang :
1 ekor babi
-
Blasius Quintus Bebo :
1 ekor babi
-
Alumni angkatan 1998/1999: 1 ekor babi atau sapi
8.
Seksi Dekorasi
a.
Mempersiapkan dekorasi panggung kegiatan-kegiatan dan
perayaan ekaristi puncak.
b.
Perkiraan Dana: Rp. 7.500.000,-
9.
Seksi Keamanan
a.
Mengamankan seluruh kegiatan panitia
b.
Surat Ijin Keramaian kepada Kapolres Sumba Timur (lampiran
struktur panitia dan susunan acara)
c.
Surat permohonan Pengamanan ke Kapolres (konsultasi dengan
protokol pemkab Sumba Timur)
d.
Perkiraan dana: Rp. 1.500.000,-
10.
Seksi Sound System & Penerangan
a.
Perkiraam dana: rp. 5.000.000,-
11.
Seksi Among Tamu
a.
Perkiraan Dana: 1.500.000,-
12.
Seksi Sosial & P3K
a.
Kegiatan pengobatan gratis
b.
Kegiatan donor darah
c.
Menyediakan tenaga medis pada kegiatan-kegiatan panitia.
d.
Perkiraam Dana: Rp.15.000.000,-
13.
Seksi Akomodasi dan Penjemputan
a.
Menyiapkan penjemputan (transportasi) dan penginapan
(menunggu daftar tamu yang dijemput) baik pada kegiatan-kegitan pra sampai pada
hari ‘H’.
b.
Menyaiapkan pengalungan
c.
Berkoordinasi dengan seksi acara, kesenian dan hiburan,
dokumentasi, sekretariat.
d.
Perkitraan Dana: Rp. 5.000.000,-
14.
Seksi Hiburan & Kesenian
a.
Menyiapkan koor, tarian dan acara hiburan.
b.
Berkoordinasi dengan korwil
c.
USUL: Seksi kesenian & hiburan bisa merancang kegiatan
malam penggalangan dana.
d.
Perkiraan Dna: Rp. 5.000.000,-
15.
Seksi Pelayan
a.
Melayanai snack dan acara makan pada perayaan puncak.
b.
Perkiraan Dana: Rp. 1.000.000,-
16.
Seksi Kayu Api dan Air
a.
Pengadaan kayu aoi dan air pada perayaan puncak dan kegiatan
besar lainnya.
b.
Perkiraan Dana: Rp. 10.000.000,-
17.
Akademi-ilmiah
a.
Mengadakan Seminar pra hari ‘H’:
b.
Berkoordinasi dengan: seksi Penjemputan dan Penginapan,
sekretariat, dokumentasi, dekorasi,
c.
Perkiraan Dana: Rp. 25.000.000,-
18.
Seksi Pembangunan
a.
Pemantauan dan survei gedung-gedung yang perlu direnovasi
(KETUM: supaya dalam waktu dua minggu ke depan hasil survei sudah ada)
b.
Pembangunan gedung baru.
c.
Pembuatan patung St. Yohanes Pembaptis.
19.
Seksi Pembantaian:
a.
Membantai dan memotong hewan.
b.
Mint tenaga dari LAPAS
c.
Perkiraan Dana: Rp. 1.000.000.
20.
Seksi Olah Raga (Perlombaan & Pertandingan)
a.
Mengadakan perlombaan dan pertandingan olah raga untuki anak
tingkat sd dan SMP.
b.
Berkoordinasi dengan: seksi dokumentasi, kesenian &
hiburan, keamanan.
c.
Perkiraan Dana: Rp. 50.000.000,-
III.
Pengumuman:
1.
Pesta puncak 50 tahun API-R dirayakan pada tanggal 24 Juni
2013, hari kelahiran St. Yohanes Pembaptis.
2. Jadwal rapat panitia berikutnya: tanggal 24 Juni 2012, dengan agenda:
Evaluasi kegiatan panitia.
